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秘書の仕事と秘書技能検定について
秘書の仕事と秘書技能検定について
秘書の概要
秘書の仕事は、すべてのオフィスワークの基本ともいえるものです。日常の仕事を見直すきっかけづくりや、レベルアップに向けて資格にチャレンジする人も増えています。資格取得者に対する企業サイドの評価基準が明確で、就職や転職に有利なことも人気の理由のひとつです。
秘書の仕事とは
上司が雑務に追われることなくスムーズに仕事ができるよう、補佐するのが秘書の役割です。その業務内容は、スケジュールの管理、文書作成・管理、情報の収集・管理などの実務処理から来客の対応をはじめとするマナー・接遇にいたるまで、驚くほど多岐にわたります。一般に、秘書が補佐する上司というのは、企業のなかでも重要な地位に就いていることが多く、その仕事は実に複雑で多忙を極めています。そうした上司の片腕的存在ともいえる秘書には“スーパーレディー”並みのさまざまな資質や能力が求められます。「有能なトップの陰には有能な秘書あり」とは、まさに真実だといえるでしょう。かつては一般事務職として補助的な仕事しか任されなかった時代もありましたが、今や秘書は企業の運営において非常に重要なポジションを占めています。オフィスのＯＡ化により仕事の効率は上がった反面、人間関係が希薄になりがちの職場の“潤滑油”としても、企業が秘書に求める役割は想像以上に大きなものがあるでしょう。秘書として能力を客観的に審査する資格に（財）実務技能検定協会が主催する「秘書技能検定」がありますが、取得しておけば就職・転職に有利であるほか、職場での評価が高まるなど、さまざまなメリットが期待できます。外資系企業を目指す場合は、英語を使いこなせることが必須条件となりますから、「ＣＢＳ（国際秘書）検定」の資格を取得しておくならば就職の際、大変強い武器になるでしょう。
就職・転職に備える秘書の受験データ
「秘書技能検定」
◆受験資格 特になし
◆試験内容
３級（１次のみ）：理論／秘書の資質、職務知識、一般知識（マークシート） 実技／マナー・接遇、技能（マークシートと記述）
２級（１次のみ）：３級と同じ
準１級・１次：理論／秘書の資質、職務知識、一般知識（マークシートと記述） 実技／マナー・接遇、技能（マークシートと記述）
２次（１次合格者のみ：面接
１級・１次：理論／秘書の資質、職務知識、一般知識（記述） 実技／マナー・接遇、技能（記述）
２次（１次合格者のみ）：面接
◆試験日
３級・２級：２月、６月、１１月 準１級・１級：６月、１１月
◆試験地
１次：全国各地の主要都市
２次：札幌、仙台、新潟、東京、名古屋、大阪、福岡、鹿児島、那覇など（実施回によって変わる）
◆問い合わせ先
(財）実務技能検定協会秘書技能検定部
〒171-8586 東京都豊島区高田3-11-17 ＮＫビル２Ｆ
TEL 03-3200-6675 http://www.hisho.kentei.or.jp/
秘書は、こんな人に向いている
秘書の第一条件は、指示された仕事を確実に実行し、十分に上司を補佐できることです。どんな事態にも冷静に対応できる的確な判断力や行動力、こまやかな気配りはもちろん、相手から信頼される誠実な人柄であることも重要なポイントです。また、来客と接する機会が多いので、明るくて社交性があり、ていねいな対応ができる人に向いています。会社の機密事項を扱うことも少なくないため、それを決して口外しないなど、節度のある態度も望まれます。秘書の仕事は、時間外の会議や出張、摂待など、不規則になりがちなだけに、ハードな仕事をこなせるだけの集中力や体力は欠かせません。日ごろから豊かな教養を身につけ、何事からも学ぼうとする姿勢が必要です。
秘書になる為のワンポイントアドバイス
秘書技能検定では、秘書としての資質や職務知識、一般知識の「理論」と、マナー・接遇および技能の「実技」の両面から能力が問われます。いずれも６０％以上の正解率が合格ラインとなっていますから、一方の領域に偏ることなく、バランスよく得点できるように勉強しましょう。また、１級合格に必要とされていた英検２級以上合格などの条件が、２００３年度の試験からなくなりました。
スペシャリストをめざすなら、準１級以上の資格が不可欠。勉強は独学でも可能ですが、専門学校などに通うのが合格への近道です。
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